Wenn Aposoft bereits seit längerer Zeit verwendet wird, besteht die Möglichkeit, dass dein System noch auf einer alten Version läuft. Dies lässt sich daran erkennen, ob Reservierungen möglich sind oder nicht.

Kasse - Shift -

Wenn die Tasten F4 „NeuErfassen“ und F6 „HoleReservierung“ ausgegraut sind handelt es sich um die alte Aposoft-Version.

Über den Support kann man sich auf die neue Version umschalten lassen, allerdings kann dies nicht mehr rückgängig gemacht werden. Um eine informierte Entscheidunge für oder gegen das Update treffen zu können, sind im Folgenden einige Unterschiede und Probleme aufgeführt.

Der Hauptunterschied besteht darin, dass die neue Aposoft-Version auch negative Bestände ermöglicht. Dies eröffnet neue Möglichkeiten, erfordert aber auch ein Umdenken bei einigen Vorgehensweisen.

In der neuen Version kann anstelle eines Kassiervorgangs eine Reservierung abgeschlossen werden. Besonders bei telefonischen Bestellungen ist hier der Vorteil, dass in einer Reservierung noch alles veränderbar ist. Kommt der Kunde in die Apotheke, um sein telefonisch vorbestelltes Medikament abzuholen, kann eine Reservierung in einen normalen Kassiervorgang umgewandelt werden. In der alten Version gibt es hingegen nur die Möglichkeit einer Vorablieferung, die erfordert, dass der Patient eine Kundenkarte hat.

In der alten Version haben Kundenmengen keine Lagerbewegung verursacht. Bei der neuen Version werden beim Abschließen eines Kassiervorgangs alle enthaltenen Artikel vom Bestand abgebucht. Ist darunter ein Artikel ohne Lagerbestand, der noch nachbestellt werden muss, wird der Bestand dieses Artikels auf „-1“ gesetzt. Erst beim Verbuchen der eingetroffenen Ware wird der Bestand wieder auf „0“ hochgesetzt. Einige Aposoft-User berichten von gehäuft vorkommenden Lagerfehlern unter der neuen Version.

In der alten Version von Aposoft konnte im Kassiervorgang unter Drücken der „-“ Taste der Artikel ohne Lagerbewegung verbucht werden. Dies ist unter der neuen Version nicht möglich. Bestellungen mit Kundenmengen können nur in Kombination mit einem Kassiervorgang oder einer Reservierung ausgelöst werden.

In der neuen Version muss jeder Artikel, der als Lagerartikel aufgenommen werden soll, ein „Lagersortimentskennzeichen“ bekommen. Artikel, die auf Lager sind und Lagersortimentsartikel sind, werden im Artikelstamm rot angezeigt. Artikel, die nicht auf Lager sind, aber eigentlich ein Lagersortimentsartikel haben (zum Beispiel nicht lieferbar), werden rosa angezeigt. Artikel, die auf Lager sind, aber kein Lagersortimentsartikel besitzen, werden blau angezeigt. Bei diesen Artikeln ist zu bedenken, dass sie nach dem Ausverkauf nicht mehr automatisch nachbestellt werden.

Da Prisma bei neuen Kunden ausschließlich die neue Version implementiert und bei der Einführung der E-Rezepte ersichtlich war, dass Fehler vermehrt in der alten Version auftraten, ist zu vermuten, dass die neue Version auf lange Sicht besser sein wird. Da die Umstellung aber jederzeit möglich ist, besteht weiterhin die Möglichkeit, das Update aufzuschieben.